Succes met AI: CTRL-F voor al je systemen en informatie

Blog: Zoeken naar informatie is niet meer van deze tijd

Kenniswerkers zijn tot 30% van hun tijd kwijt aan zoeken 

Hoeveel handelingen zoals inloggen in systemen, velden aanklikken, documenten openen, doorlezen en weer sluiten, e-mails zoeken voer jij per dag uit?

Een kenniswerker besteed gemiddeld wel 30% aan het zoeken en doornemen van informatie.

Daarna heeft deze niet de zekerheid dat alle informatie gevonden is, maar onder werkdruk is er eenvoudigweg niet meer tijd, dus worden er keuzes gemaakt in welke informatie wel en niet gebruikt wordt.

Werkdruk en compliance vormen een risico

Vanuit zowel een kwaliteitsperspectief als compliance oogpunt weet je natuurlijk ook wel dat je eigenlijk alle beschikbare informatie zou moeten raadplegen, maar ja, er moeten ook deadlines en KPI’s gehaald worden.

Door niet met alle informatie te werken neem je bewust het risico om incompliant te zijn, maar ook loop je het risico dat je de verkeerde beslissing neemt met als gevolg de kans op hoge boetes, al je werk overnieuw doen, ontevreden klanten en imago schade.

Eenvoudig of complex verbeteren

Een veelgebruikte optie is om processen aan te scherpen, wat over het algemeen een verlammend effect heeft op performance en effectiviteit, en nog meer werkdruk oplevert.

Op papier zien processen er meestal goed uit, in de praktijk betekent dit dat de mensen of afdelingen die gewoon operationeel bergen werk moeten verzetten andere manier verzinnen om hun werk toch voor elkaar te krijgen, en ook de vinkjes te kunnen zetten die de processen vereisen. 

Een bank had in het proces opgenomen dat een kopie ID verplicht is om een rekening te openen. Door de werkdruk namen de medewerkers niet de moeite om het bestand te bekijken, waardoor er ID’s met foto’s van honden in de systemen staan. Vinkje gezet, proces is gevolgd, maar de resultaten zijn er natuurlijk niet.

CTRL-F

Ik sta er iedere keer weer van te kijken, bij de vooronderzoeken die ik doe om processen te optimaliseren met mijn digitale assistent kom is steevast mensen tegen die nog nooit CTRL-F hebben gebruikt. 

Voor die mensen die niet weten wat dit doet: Druk de toetsenbord combinatie CTRL en F tegelijk in en je kunt in bijna iedere applicatie op je computer door het gehele document, webpagina of wat er maar open staat zoeken.

CTRL-F kan je zo al veel tijd besparen, dus gebruik je dit niet, start daar snel mee.

(Overigens kun je dit zelfs op de smartphone uitvoeren)

CTRL-F voor al je systemen en informatie tegelijk

Hoe makkelijk zou het zijn als je CTRL-F niet alleen voor het document wat je geopend hebt werkt, maar als je bijvoorbeeld een heel dossier of zelfs alle systemen die je hebt kan doorzoeken?

Dan hoef je al die documenten niet meer te openen, niet meer overal in te loggen en eindeloos te klikken, maar krijg je gewoon in één scherm resultaten.

Te veel resultaten 

Het nadeel van te veel resultaten is dat je van de regen in de drup raakt. Nu kun je achteraf niet meer zeggen dat je informatie niet gezien hebt, en word je dus eigenlijk gedwongen al die resultaten te bekijken, en heb je misschien nog wel meer werk dan eerst.

Dit is het moment dat intelligentie om de hoek komt kijken. Ja, ook intelligentie van jou om na het lezen van dit blog meteen mij te bellen, maar wat ik bedoel is intelligentie om de resultaten te analyseren.

Je kunt namelijk deze resultaten met behulp van Artificial Intelligence laten analyseren, en jou alleen die resultaten geven die van belang zijn.

Niet meer zoeken maar gepresenteerd krijgen

Eigenlijk is het zoeken naar informatie niet meer van deze tijd. Er is gewoonweg te veel informatie, en jij zoekt nu eenmaal anders dan ik dat doe. Jij zoekt bijvoorbeeld naar een smartphone en ik zoek naar een iPhone. Daarmee zoeken we hetzelfde maar gebruiken we andere termen. Dat kun je aanleren aan AI. Je kan zelfs zover gaan, en dat zou je ook moeten doen naar mijn mening, om steeds als je een besluit moet nemen, je te laten informeren door AI over signalen en belangrijke informatie.

Zo voorkom je dat de een passage waarin een smartphone genoemd wordt niet gebruikt wordt omdat er over een iPhone gesproken wordt.

Ook bespaar je gigantisch veel tijd en kun je je voortaan volledig richten op de inhoud van je werk.

En dit met de zekerheid dat alle beschikbare informatie is doorzocht.

Kom je er niet uit

Ik schrijf deze blog omdat ik al jaren met AI bezig ben, en mij als snel ben gaan realiseren dat het helemaal niet om AI gaat maar om succes. En dat je succes, adoptie en rendement alleen behaalt als men vertrouwen heeft in een oplossing. 

Ik denk dat veel organisaties, ook waar digitaal nog in de kinderschoenen staat, veel profijt kunnen hebben van de inzet van Artificial Intelligence.

Zelf ben ik geen voorstander van ellenlange onderzoeken en hele organisaties transformeren, maar geloof ik veel meer in snel en effectief resultaat boeken. Zo houd je zaken beheersbaar en meetbaar en kun je tijdig bijsturen waar nodig.

Wil je ook aan de slag, heb je het ‘gevoel’ dat ook jouw organisatie beter zou kunnen worden door de inzet van AI maar weet je niet waar te beginnen?

Bel of mail me dan even, wellicht kan ik je een zetje in de goede richting geven. 

Auteur: Ton Abelen

AI Business Consultant, Gastspreker en oprichter Wizzin Digital Assistent

www.wizzin.nl