Stress? De businesscase om AI in te zetten in een informatie intensieve omgeving?

Volgens TNO leidt werkstress tot 2,8 miljard aan kosten per jaar. Een belangrijk onderdeel van deze stress is de hoeveelheid informatie die mensen te verwerken krijgen.

Zowel privé als zakelijk zijn we informatiejunkies geworden. We zijn blijkbaar erg bang om ook maar iets te missen. Soms terecht, want in een informatietijdperk waar we in zitten kunnen de gevolgen groot zijn als je iets over het hoofd ziet. Anderzijds is het ook gewoon houding. Is het zo erg dat je de laatste roddels niet weet bij de koffieautomaat?

Hoe pak je stress succesvol aan?

Zelf heb ik al eerder onderzoek gedaan naar de kosten van stress, en je ziet dat deze jaar op jaar zeer snel stijgen. Dus de noodzaak om hier wat aan te doen is hoog. De noodzaak om stress aan te pakken is hoog. Niet alleen vanwege de kosten maar ook de impact op werksfeer, kwaliteit van werk en omgaan met klanten is groot.

Als een aanpak makkelijk was dan zou het probleem er niet zijn, dus blijkbaar heeft stress een complex karakter. Ik zoom hieronder verder in op het feit dat veel mensen met meer informatie om moeten gaan dan ze aankunnen. Of dit nu in de vorm is van te veel (e-mail)vragen, of voor ieder besluit of stap in een proces te veel informatie hebben. We hebben last van teveel informatie en de druk dat we geen fouten mogen maken.

Artificial Intelligence kan vandaag helpen stress te reduceren

Artificial Intelligence klinkt voor velen als ‘ver van mijn bed’ en eng. Toch zijn er vormen van AI die heel gemakkelijk ingezet kunnen worden om stress te voorkomen.

Laten we gewoon eerlijk zijn en erkennen dat de hoeveelheid informatie die we zakelijk moeten verwerken onmenselijk is. Wij mensen hebben gewoonweg niet te capaciteit om alles te lezen, te onthouden en te interpreteren. Laat staan dat we altijd de juiste beslissingen nemen.

Ik heb zelf in de praktijk al meerdere projecten uitgevoerd waarbij we AI hebben ingezet om informatie inzichtelijk te maken. Ja, je kunt ook gewoon dossiers vol met tekst door AI laten analyseren en je in de meest basale manier laten ondersteunen voortaan de juiste informatie boven tafel te halen. AI kan simpelweg in 2 seconden 500 documenten doorlezen en je vertellen waar belangrijke zaken staan. Dat kun jij niet en dat zou je ook niet moeten willen. AI maakt het ook mogelijk om in context door dezelfde stapel documenten te zoeken, zodat jij de verdieping in kunt.

Ik heb cases gezien waarbij men 40% tijd bespaarde door niet meer te hoeven zoeken en de kwaliteit van het werk omhoog vloog. Denk je eens in: Nooit meer hoeven zoeken naar informatie. Dat zou toch een zegen zijn.

Dit is geen rocket science maar dit zou iedereen vandaag toe moeten gaan passen. Een businesscase is snel gemaakt als je de bovenstaande 2.8 Miljard Euro in ogenschouw neemt. Wat zijn jullie verzuimkosten?

Het is de kunst om niet te hoog te grijpen

Ongetwijfeld denk je bij Artificial Intelligence aan grote complexe projecten met heel slimme mensen die een soort geheimtaal spreken. In de praktijk hoeft dit helemaal niet zo te zijn. Er zijn supergoed werkende oplossingen die vandaag al inzetbaar zijn.

Het is alleen de kunst om niet meteen in tools en oplossingen te gaan denken, maar je uitdaging helder te krijgen. Als je stress wil voorkomen dan is een tool zeker geen goede oplossing. Wat wel werkt is inzicht krijgen in waar oplossingsrichtingen liggen om mensen te ondersteunen. Durf de mens nu eens centraal te stellen en niet je proces of systeem. Deze laatste twee zijn waarschijnlijk de grootste boosdoener en dragen nou net bij aan stress.

Je zou je medewerkers veel meer autonomie kunnen geven door ervoor te zorgen dat ze altijd de juiste informatie hebben. Ongeacht waar deze vandaan komt, zoals e-mail, dossier, crm systemen, Erp systemen, het maakt niet uit. Zelfs stokoude systemen kun je raadplegen.

Door je medewerkers goed te informeren krijg je rust. Er is geen onzekerheid meer of men wel alle informatie heeft geraadpleegd. De frustratie van het zoeken is weg en men kan altijd direct naar de juiste informatie doorlinken.

Laat je medewerkers doen waar ze voor opgeleid zijn

Ik ben nog nooit iemand tegengekomen die opgeleid is om informatie te zoeken. Mensen hebben een vak geleerd, hebben een baan waarin ze het liefst de hele dag hun capaciteiten volledig in kunnen zetten. En daar zit je dan, sommige mensen zijn 60% van hun dag kwijt aan het zoeken naar informatie en het beantwoorden van e-mails. Zonde van je tijd als je weet dat die informatie er gewoon is maar blijkbaar niet gevonden wordt.

Dus wat als je eens begint om al dat zoeken en vragen te elimineren. Dat alleen al zou je toch rust geven?

En dat hoeft dus niet met allerlei hightech en complexe oplossingen, dat kan gewoon.

Hoe pak je informatie stress simpel aan?

Laat ik gewoon eerlijk zijn. Wat ik hierboven schets is mijn vak. Ik help organisaties inzicht te krijgen in hun informatie. Ik ga niet uit van tools maar ga uit van de cultuur en mensen in je organisatie. Samen met mensen uit jouw operatie en organisatie ontwikkel ik een oplossingsrichting die hout snijdt. Ik ben ervoor om richting te geven in welke kansen ook uitvoerbaar zijn en welke veel te complex zijn. Pas als we dat helder hebben gaan we technologie kiezen.

Ik begeleid overigens, als je dat wilt je hele project tot aan succes. Dat kan omdat ik alleen met realistische oplossingen kom waarvan ik zeker weet dat deze rendement opleveren.

Ton Abelen is business consultant en spreker op het gebied van Artificial Intelligence. www.wizzin.nl

Scroll to top

Blog

Schrijf je in voor het AI Business News, het enige AI news vanuit een management/directie perspectief

Bedankt voor uw inschrijving!