Memo kwijt? Zo raak je nooit meer iets kwijt

Soms is een memo kwijt, neem je een beslissing zonder data memo, en als die memo later plots toch opduikt heb je een probleem.

Dit scenario kan iedereen overkomen, en overkomt waarschijnlijk heel veel mensen en bedrijven. Dit is ook wel te verklaren.
Het succes van archiveren staat of valt bij de discipline om informatie zoals memo’s, correspondentie, maar ook overeenkomsten of verslagen juist te categoriseren en op te slaan.

Dat valt in de praktijk nog niet altijd mee. Een systeem inrichten is de uitdaging niet.
Een systeem effectief gebruiken is een des te grotere uitdaging. Archiveren is een administratief proces, en hoe groter de werkdruk en de stroom aan informatie, hoe moeilijker het wordt om dit proces maar steeds goed te blijven doen. 

Opvoeden is leuk bedacht, maar in de praktijk gelden andere regels

Je kan mensen trainen, opvoeden, boetes opleggen, maar waar het in de praktijk meestal op neer komt is dat mensen zaken voor elkaar moeten zien te krijgen. En aangezien veel mensen meer werk hebben dan ze aankunnen, worden er prioriteiten gesteld. En die prioriteit ligt nu eenmaal niet altijd bij het netjes archiveren zoals de bedrijfsregels dat voorschrijven. Soms is operationeel werk gewoon belangrijker.

Zo raak je nooit meer iets kwijt

Sinds we digitaal werken is de kans dat een document als een memo echt weg is minimaal. Er is altijd wel een back-up of een kopie op een lokale schijf, in de mail of in een ander systeem.
De vraag is of je in staat bent dat document terug te vinden. Het antwoord hierop is ja, alle informatie in documenten, correspondentie etc. is terug te vinden.

Hier heb je nieuwe technologie voor. Technologie die alle beschikbare documenten in detail door kan lezen en op basis van de inhoud dus ook dat ene memo terug kan vinden. Ook als iemand deze per ongeluk in een verkeerd archief heeft gestopt, compleet verkeerd heeft gecategoriseerd of zelfs de naam van het document gewijzigd heeft.

Hoe zoek je efficient

Hoe dat werkt? Eigenlijk hetzelfde als dat wij mensen zouden zoeken. Stel, er is iets vreselijk fout gegaan bij jouw bedrijf. Een logische reactie is dat je alle feiten en cijfers boven tafel wil hebben. Dus iedereen laat zijn huidige werk vallen en je gaat met man en macht, dag en nacht op zoek naar al die informatie. Waar dit op neer komt is dat je mensen met vakkennis, die signalen kunnen herkennen, al je informatie in detail laat doorlezen. Met als eindresultaat dat je een selecte set aan informatie over houdt dit je samen gaat analyseren, totdat je op het bekende aha moment komt, en begrijpt waar het fout is gegaan.

Dat dag en nacht spitten kun je overlaten aan Artificial Intelligence, specifieker een aantal componenten hiervan die goed zijn in tekstanalyse.
Het grote voordeel van AI is dat je deze snel aan kan leren wat belangrijk is en dat AI duizenden documenten per minuut kan lezen.
Heb je een paar miljoen documenten, dan schakel je wat meer capaciteit bij en je hebt razendsnel resultaat.

Minder risico, meer efficiency

En nu komt de écht grote winst. Als het mogelijk is om in een paar minuten alle informatie in detail door te nemen.
Waarom zou je je dan beperken tot alleen een crisissituatie. Waarom ga je dit niet voortaan vooraf inzetten voor ieder besluit wat je moet nemen? Hoeveel risico zou je uitsluiten als ieder besluit is gebaseerd op een analyse van alle relevante informatie?

Nog meer goed nieuws is dat dit soort technologie voor iedereen bereikbaar is, je hoeft geen multinational te zijn om dit in te richten.
Wat je wel nodig hebt is een gezonde dosis gezond verstand om de juiste keuzes te maken en de juiste experts aan te haken, want voordat je het weet ben je volledig gericht op technologie, terwijl het succes nu net zit in een goede inrichting en adoptie binnen je organisatie.
Want ook AI is gewoon mensenwerk.

Auteur: Ton Abelen
Ton Abelen is onafhankelijk Business Consultant op het gebied van Artificial Intelligence en auteur van het boek Artificial Intelligence in de praktijk
. Ton schrijft en presenteert regelmatig over de business value van AI en ontwikkeld een digitale assistent die iedere kenniswerker ondersteunt in de operatie.