Relaties importeren in WLM — Handleiding

Uw relaties importeren in WLM

Het is prettig als uw relatiegegevens al in WLM zitten zodat u direct aan de slag kunt. Hiervoor zijn drie opties.

Handmatig invoeren in WLM

U voert uw relaties direct in via de relatiemodule van WLM. Bij kleine aantallen relaties is dit vaak de meest efficiënte route — geen voorbereiding, direct aan de slag.

Geen aanlevering nodig

Import vanuit uw exportbestand

Beschikt u over een export uit bijvoorbeeld Exact, AFAS of een ander pakket? Stuur het bestand naar ons op en wij verzorgen de import in uw WLM-omgeving.

Vraag import aan →

Onze import-template gebruiken

Geen export beschikbaar, maar wél efficiënt importeren? Vul onze Excel-template in. Daarin voert u snel en overzichtelijk uw relaties in — wij verzorgen vervolgens de import voor u.

Download template

Heeft u voor optie C gekozen? Hieronder vindt u de handleiding bij de template.

Werken met de template

Drie stappen, en wij doen de rest.

Download de template

U krijgt een Excel-bestand met drie tabbladen: een uitlegpagina, een tabblad voor uw relaties en een tabblad voor gezinsrelaties.

Vul in wat u heeft

Alleen voornaam en achternaam zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel — vul in wat u paraat heeft.

Stuur retour

Vraag een veilige upload-link aan via support@wizzin.nl. Zo kunt u het bestand veilig naar ons toesturen. U ontvangt een bevestiging zodra de import is verwerkt.

De template uitgelegd

De template bevat twee tabbladen waar u gegevens invult. Elk tabblad heeft een eigen functie.

Tabblad 1

Relaties

Hier komen al uw klanten. Elke rij is één persoon. Werkt deze persoon bij een bedrijf? Vul dan op dezelfde rij ook de bedrijfsgegevens in.

Tabblad 2

Gezinsrelaties

Alleen invullen waar fiscaal of inhoudelijk relevant — bijvoorbeeld fiscaal partnerschap of ouder-kindrelaties bij IB-aangifte. Veelal blijft dit tabblad beperkt.

Zo vult u het tabblad Relaties in

Het principe is simpel: elke rij beschrijft één persoon, eventueel gekoppeld aan één bedrijf. Hieronder vier situaties die u tegenkomt.

Situatie 1

Particuliere klant zonder BV

Een IB-klant, ZZP'er zonder rechtspersoon, of gewoon een privéklant. Vul alleen de persoonskolommen in. Laat alle bedrijfskolommen leeg.

Voornaam *	Tussenvoegsel	Achternaam *	E-mail	Bedrijfsnaam	KvK	Rol
Jan	van der	Vries	jan.vries@email.nl	leeg	leeg	leeg

Situatie 2

Klant met één BV

Een persoon die directeur-grootaandeelhouder is van een eigen BV. Vul persoon en bedrijf op dezelfde rij in. Kies rol DGA.

Voornaam *	Achternaam *	E-mail	Bedrijfsnaam	KvK	Type	Rol
Marie	Jansen	marie@jansenbv.nl	Jansen BV	12345678	BV	DGA

Situatie 3

DGA van twee vennootschappen

Wanneer dezelfde persoon verbonden is aan meerdere bedrijven, voegt u meerdere rijen toe. De persoonsgegevens herhaalt u, het bedrijf verschilt per rij. Wij herkennen dat het om dezelfde persoon gaat op basis van e-mail of naam.

Voornaam *	Achternaam *	E-mail	Bedrijfsnaam	KvK	Rol
Marie	Jansen	marie@jansenbv.nl	Jansen BV	12345678	DGA
Marie	Jansen	marie@jansenbv.nl	Jansen Holding BV	87654321	DGA

Situatie 4

Meerdere contactpersonen bij hetzelfde bedrijf

Bijvoorbeeld een BV met zowel een DGA als een financieel medewerker. Voeg meerdere rijen toe, persoon verschilt per rij, bedrijfsgegevens herhaalt u. Wij herkennen op basis van KvK-nummer dat het hetzelfde bedrijf is.

Voornaam *	Achternaam *	E-mail	Bedrijfsnaam	KvK	Rol
Marie	Jansen	marie@jansenbv.nl	Jansen BV	12345678	DGA
Pieter	de Boer	pieter@jansenbv.nl	Jansen BV	12345678	Medewerker

In WLM moet elk bedrijf minimaal één contactpersoon hebben

Daarom zijn bedrijven altijd gekoppeld aan een persoon via een rij. Een bedrijf zonder persoon kunt u niet importeren. Is de enige contactpersoon onbekend? Vul dan uzelf of een collega in — u kunt dit later in WLM aanpassen.

Tabblad Gezinsrelaties

Hier legt u vast wie met wie een gezins- of fiscale relatie heeft. Alleen relevant voor situaties die u in uw praktijk gebruikt — voor veel kantoren blijft dit tabblad beperkt.

Situatie 1

Fiscaal partnerschap — beide personen al op Relaties

Als beide personen al op tabblad Relaties staan, volstaat hun naam en eventueel e-mail. Overige velden mogen leeg blijven — wij matchen ze automatisch met hun volledige record.

Voornaam A *	Achternaam A *	E-mail A	Voornaam B *	Achternaam B *	E-mail B	Relatie *
Jan	Vries	jan.vries@email.nl	Marie	Jansen	marie@jansenbv.nl	Fiscaal partner

Situatie 2

Minderjarig kind — alleen hier bekend

Een minderjarig kind is meestal geen eigen klant en staat daarom niet op tabblad Relaties. Vul hier de volledige gegevens in — geboortedatum en telefoon helpen ons om het kind correct in uw systeem te zetten. Bij Ouder-Kind is persoon A de ouder van persoon B.

Voornaam A *	Achternaam A *	E-mail A	Voornaam B *	Achternaam B *	Telefoon B	Geboortedatum B	Relatie *
Jan	Vries	jan.vries@email.nl	Tom	Vries	06 87 65 43 21	08-03-2012	Ouder-Kind

Beschikbare relatie-types

Partner · Fiscaal partner · Ouder-Kind · Kind-Ouder · Broer / Zus · Overig

Regels en aandachtspunten

Een paar dingen die goed zijn om te weten voordat u begint.

Verplichte velden Alleen voornaam en achternaam zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel. In het tabblad Gezinsrelaties is ook het relatie-type verplicht.

Relaties zonder e-mailadres U mag relaties zonder e-mailadres aanleveren. WLM kan dan echter geen inkomende mails automatisch aan deze relatie koppelen. U kunt ontbrekende e-mailadressen later in WLM aanvullen.

↻

Herhaling is toegestaan Zowel personen als bedrijven mogen op meerdere rijen voorkomen. Wij voegen dubbele records automatisch samen op basis van e-mail, KvK-nummer of naam.

✓

Keuzelijsten Bij Geslacht, Burgerlijke staat, Type organisatie, Rol en Relatie kunt u alleen kiezen uit de meegeleverde waarden. Excel helpt u hierbij via een dropdown.

Verwijder de voorbeelden De eerste rijen met lichte blauwe achtergrond zijn voorbeelden. Verwijder deze voor u het bestand aanlevert, anders komen ze ook in uw systeem terecht.

Wat gebeurt er daarna?

Zodra u het ingevulde bestand heeft verstuurd, verwerken wij het in een aantal stappen.

Controle

Wij controleren het bestand op volledigheid en consistentie. Als er iets ontbreekt of onduidelijk is, nemen we contact met u op.

Preview

U ontvangt een samenvatting: hoeveel personen, hoeveel bedrijven, hoeveel koppelingen. Zo kunt u controleren of het aantal klopt voor u akkoord geeft op de import.

Import

Na uw akkoord importeren wij de relaties in uw WLM-omgeving. U ontvangt een bevestiging wanneer dit gereed is — meestal binnen één werkdag.

Bijwerken in WLM

Ontbrekende gegevens zoals e-mailadressen of rollen kunt u vervolgens zelf aanvullen via de relatiemodule in WLM.

Hulp nodig?

Loopt u vast bij het invullen, of heeft u twijfels over een specifieke situatie? Neem gerust contact met ons op.

support@wizzin.nl